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Sammeln, Bewahren, Forschen, Ausstellen und Vermitteln sind die fünf Grundpfeiler musealer Arbeit. Dabei kommt dem Bewahren eine zentrale Bedeutung zu. Museen pflegen, sichern und schützen die Objekte vor Vernichtung, Untergang und Zerfall. Dafür werden die Dinge in einem Depot, einem sicheren, klimatisch möglichst optimalen Ort, magaziniert und inventarisiert. So wie das Archiv als schriftliches Gedächtnis der Stadt funktioniert, bewahrt das Museum in erster Linie die dingliche Überlieferung auf.

Miltenberg hat eine außergewöhnliche Sammlung, die in Unterfranken sicher zu den bedeutendsten gehört. Die Ursprünge der Sammlung gehen auf bürgerschaftliches Engagement im 19. Jh. zurück. In den letzten 30 Jahren ist die Sammlung noch erheblich gewachsen, vor allem auch qualitativ. Grund dafür ist eine systematische Erweiterung nach museologischen Kriterien und den Vorgaben eines Sammlungskonzeptes. Für eine ordentliche, konservatorisch einwandfreie und auch sichere Verwahrung von Archiv- und Museumsgut braucht es ein geeignetes Gebäude.

2019 ist nach langer Planungsphase das neue Zentraldepot am Mainzer Tor eröffnet worden. Der Komplex vereint städtisches Archiv, Museumsdepot und Jugendzentrum. Die von den Museen genutzten Räume umfassen neben den eigentlichen Magazinräumen auch Büros, einen Quarantäneraum sowie eine Werkstatt. Hier befinden sich rund 90 % der Miltenberger Sammlung.

Die Gesamtkosten des Projektes betrugen etwa 9 Millionen Euro, davon wurden 65 %  von den Förderern übernommen. Der gesamte Bau wurde großzügig von der Regierung Unterfranken im Rahmen des Städtebauförderprogramms unterstützt. Voraussetzung war die gemeinsame Nutzung als Museumsdepot, Stadtarchiv und Jugendzentrum sowie die Einbindung des historischen Mainzer Turms.

Die Ausstattung der vom Museum genutzten Arbeits- und Depoträume wurde außerdem von der Landesstelle für die nichtstaatlichen Museen in Bayern und der Kulturstiftung des Bezirks Unterfranken gefördert.